Chuyển Đổi Số Là Gì & Tại Sao Nó Lại Quan Trọng Trong Thời Đại 4.0?

• Chuyển Đổi Số Là Gì & Tại Sao Nó Lại Quan Trọng Trong Thời Đại 4.0?
  • 1. Chuyển đổi số là gì?
  • 2. Những khả năng nào là cần thiết để thúc đẩy tiến bộ trong lĩnh vực chuyển đổi số?
  • 3. Tên miền là gì và tại sao nó lại quan trọng?
  • 4. Vai trò lãnh đạo chính trong chuyển đổi số là gì?
  • 5. Làm thế nào bạn có thể xác định hiệu quả của chuyển đổi số?
• Ricoh Việt Nam – Kiến Tạo Không Gian Làm Việc Số

Chuyển đổi số liên quan đến việc tái cấu trúc một công ty, nhằm tạo ra giá trị bằng cách triển khai nhất quán công nghệ trên quy mô lớn.

1. Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số đòi hỏi phải tái cấu trúc cơ bản khuôn khổ hoạt động của một tổ chức. Mục tiêu của sự chuyển đổi này, như đã nêu trong ấn phẩm gần đây của McKinsey "Rewired: A McKinsey Guide to Outcompetition in the Age of Digital and AI" (Wiley, ngày 20 tháng 6 năm 2023), là thiết lập lợi thế cạnh tranh bằng cách liên tục triển khai công nghệ ở quy mô lớn để nâng cao trải nghiệm của khách hàng và giảm chi phí. 

Tương tự như nhiều cách diễn đạt thường được sử dụng, thuật ngữ "chuyển đổi số" đã mất đi ý nghĩa chính xác và khác nhau về cách giải thích. Sự mơ hồ này đặt ra một thách thức. Chuyển đổi số là điều không thể thiếu để các tổ chức không chỉ cạnh tranh mà còn phải tồn tại. Nếu các nhà lãnh đạo không nói rõ bản chất của chuyển đổi số và tập hợp tổ chức của họ xung quanh một sáng kiến cụ thể, việc đạt được thành công trở nên không thực tế.

Chuyển đổi số khác với các cuộc đại tu kinh doanh thông thường, theo cả những cách tinh tế và quan trọng. Chuyển đổi kinh doanh thông thường thường kết thúc khi các hành vi mới được áp dụng. Ngược lại, chuyển đổi số là những nỗ lực lâu dài liên tục định hình lại cách một tổ chức cải thiện và thích nghi (và đây là một cam kết thực sự lâu dài; hầu hết các giám đốc điều hành sẽ vẫn ở trên hành trình này trong suốt sự nghiệp của họ). Điều này là do công nghệ dần dần được dệt vào hoạt động kinh doanh và ở trong trạng thái phát triển liên tục. Ví dụ, do tầm quan trọng ngày càng tăng của AI trong việc tạo ra những hiểu biết sâu sắc về kinh doanh và tạo điều kiện cho các quy trình ra quyết định, bất kỳ chuyển đổi số nào cũng nên bao gồm chuyển đổi AI.

Như chúng ta sẽ làm sáng tỏ, sự thành công của chuyển đổi số phụ thuộc ít hơn vào cách các công ty sử dụng các công cụ số và nhiều hơn vào cách họ phát triển thành các thực thể số.

2. Những khả năng nào là cần thiết để thúc đẩy tiến bộ trong lĩnh vực chuyển đổi số?

Để đạt được một chuyển đổi số thành công đòi hỏi một loạt các hành động đồng bộ. Ấn phẩm "Rewired" nêu trên, phác thảo sáu khả năng quan trọng để đảm bảo sự thành công của chuyển đổi số:

• Rõ ràng về chiến lược: Phát triển một chiến lược được xác định rõ ràng tập trung vào giá trị kinh doanh là điều cần thiết. Các công ty nên hướng nỗ lực chuyển đổi của họ vào các lĩnh vực cụ thể (chẳng hạn như hành trình, quy trình hoặc chức năng của khách hàng) mang lại giá trị đáng kể cho doanh nghiệp. Việc chuyển đổi này cần được hướng dẫn bởi một lộ trình phân định các giải pháp và nguồn lực cần thiết để thực hiện thay đổi trong các lĩnh vực ưu tiên.
• Nhóm tài năng lành nghề: Không có tổ chức nào có thể đạt được sự xuất sắc số chỉ thông qua thuê ngoài. Số hóa thực sự đòi hỏi phải có một nhóm tài năng số nội bộ làm việc cộng tác với các đối tác kinh doanh. Các sáng kiến tài năng số đặc biệt vượt ra ngoài việc tuyển dụng đơn thuần. Chúng bao gồm các đề xuất giá trị của nhân viên thu hút và giữ chân nhân tài hàng đầu, các quy trình nhân sự nhanh nhẹn và số để khám phá, quản lý và đào tạo tài năng và một môi trường thuận lợi nơi tài năng có thể phát triển mạnh.
• Mô hình hoạt động có thể mở rộng: Sự thành công của chuyển đổi số phụ thuộc vào các nhóm chức năng chéo bao gồm các cá nhân từ các phòng ban khác nhau. Trong khi nhiều công ty đã sử dụng các nhóm như vậy, việc mở rộng quy mô để hỗ trợ hàng trăm hoặc thậm chí hàng ngàn người trong số họ đòi hỏi một mô hình hoạt động mới. Ba mô hình hoạt động chính phát huy tác dụng: nhà máy số, mô hình sản phẩm và nền tảng và mô hình nhanh nhẹn toàn doanh nghiệp.
• Cơ sở hạ tầng công nghệ phân tán: Cơ sở hạ tầng công nghệ của tổ chức sẽ tạo điều kiện cho các nhóm liên tục phát triển và đưa ra các đổi mới số cho người dùng. Tạo môi trường này đòi hỏi phải thúc đẩy một khung công nghệ phân tán cho phép mọi nhóm truy cập vào dữ liệu, ứng dụng và công cụ phát triển phần mềm cần thiết. Những tiến bộ công nghệ gần đây góp phần thiết lập một môi trường phân tán như vậy, bao gồm việc sử dụng chu đáo các API để tách ứng dụng, tính khả dụng của các công cụ dành cho nhà phát triển, di chuyển có chọn lọc khối lượng công việc ưu tiên cao lên đám mây và tự động hóa thiết lập cơ sở hạ tầng.
• Khả năng truy cập dữ liệu: Dữ liệu đáng tin cậy và cập nhật là mấu chốt cho chiến thắng của chuyển đổi số. Kiến trúc dữ liệu phải tạo ra dữ liệu dễ dàng truy cập cho các nhóm trong toàn tổ chức và phải trải qua đánh giá và nâng cao nhất quán. Khả năng này đòi hỏi sự quản trị mạnh mẽ. Yếu tố trung tâm là sản phẩm dữ liệu, tổ chức các thành phần dữ liệu đa dạng thành một đơn vị mạch lạc dễ dàng sử dụng bởi một loạt các nhóm và ứng dụng.
• Áp dụng hiệu quả và quản lý thay đổi: Việc áp dụng công nghệ truyền thống được tiến hành tuyến tính, bao gồm thu thập yêu cầu, phát triển giải pháp, thử nghiệm và đào tạo người dùng cuối. Tuy nhiên, cách tiếp cận này thường dẫn đến tỷ lệ chấp nhận thấp và giá trị kinh doanh hạn chế. Chuyển đổi số đi theo một con đường lặp đi lặp lại của thiết kế, tạo mẫu, thu thập phản hồi và nâng cao giải pháp để nhận ra đầy đủ giá trị. Một nguyên tắc nhỏ là phân bổ ít nhất một lượng tài nguyên tương đương để thay đổi quy trình, đào tạo người dùng và quản lý thay đổi như để phát triển giải pháp số. Ưu tiên áp dụng và khả năng mở rộng ngay từ đầu chuyển đổi đảm bảo rằng đủ nguồn lực được phân bổ để thực hiện thay đổi thành công.

Không có lĩnh vực nào trong số này có thể bỏ qua để chuyển đổi số đạt được thành công như mong muốn.

3. Tên miền là gì và tại sao nó lại quan trọng?

Trong bối cảnh chuyển đổi số, miền đề cập đến phạm vi thay đổi toàn diện bao gồm toàn bộ khu vực như hành trình của khách hàng, quy trình hoặc phân khúc chức năng, thay vì chỉ tập trung vào các trường hợp sử dụng riêng biệt (các bước riêng lẻ trong khu vực, như giải quyết cuộc gọi dịch vụ khách hàng). Nhấn mạnh các miền, trái ngược với các trường hợp sử dụng đơn lẻ, giúp tăng cường đáng kể xác suất thay đổi thành công. 

Cách tiếp cận này bao gồm tất cả các hoạt động được kết nối với nhau cần thiết để cung cấp một giải pháp hoàn chỉnh. Ví dụ: thay vì chỉ tập trung vào một bước trong quy trình — như thiết lập quy trình để khách hàng mở tài khoản ngân hàng thông qua ứng dụng — miền bao gồm tất cả các hoạt động liên quan (thiết lập tài khoản, xác minh, tự động hóa quy trình làm việc, v.v.) cần thiết cho việc mở tài khoản. Giải quyết các hoạt động liên quan này là những gì cho phép một giải pháp mang lại giá trị đầy đủ của nó.

Một tên miền phải đủ lớn để cung cấp giá trị và tác động cho công ty, nhưng vẫn đủ quản lý để trải qua quá trình chuyển đổi mà không phụ thuộc quá nhiều vào các thành phần kinh doanh khác. Quản lý khéo léo mối tương quan giữa các trường hợp sử dụng và giải pháp trong một miền đóng vai trò là yếu tố quyết định chính cho sự thành công của chuyển đổi số. 

4. Vai trò lãnh đạo chính trong chuyển đổi số là gì?

Để chuyển đổi số thành công, các chức năng khác nhau trong một tổ chức cần phải cộng tác theo những cách sáng tạo. Điều này đòi hỏi các khoản đầu tư đáng kể và phối hợp, và người chịu trách nhiệm thúc đẩy và duy trì sự thay đổi mang tính chuyển đổi như vậy thường là CEO. Một khía cạnh quan trọng trong vai trò của CEO là đảm bảo sự liên kết, cam kết và trách nhiệm giải trình giữa đội ngũ lãnh đạo, vì sự vắng mặt của bất kỳ yếu tố nào trong số này có thể dẫn đến sự trì trệ trong tiến trình chuyển đổi số.

Các nhà lãnh đạo nắm giữ vai trò trong C-suite và các đơn vị kinh doanh cũng đóng vai trò quan trọng. Giám đốc thông tin (Chief Information Officer - CIO) thường tập trung vào việc tăng cường hoạt động nội bộ của công ty thông qua công nghệ, trong khi Giám đốc Công nghệ (Chief Technology Officer - CTO) tập trung vào việc tăng cường các dịch vụ của khách hàng bằng cách sử dụng công nghệ. Giám đốc số (Chief Digital Officer - CDO) thường đóng vai trò là đồng lãnh đạo của quá trình chuyển đổi, làm việc với các công nghệ số và AI để tạo ra trải nghiệm số mới cho người dùng. Giám đốc Nhân sự (Chief Human Resources Officer - CHRO) là công cụ trong giai đoạn đầu của quá trình chuyển đổi, đảm bảo việc thu hút nhân tài số và thực hiện các hoạt động quản lý tài năng nhằm nuôi dưỡng và giữ chân tài năng này. Giám đốc tài chính (Chief Finance Officer - CFO) giám sát trường hợp kinh doanh của quá trình chuyển đổi và theo dõi việc thực hiện giá trị. Cuối cùng, Giám đốc rủi ro (Chief Risk Officer - CRO) chịu trách nhiệm tích hợp các đánh giá rủi ro vào quá trình phát triển và giải quyết các rủi ro mới nổi như quyền riêng tư dữ liệu và an ninh mạng phát sinh từ chuyển đổi số và AI.

5. Làm thế nào bạn có thể xác định hiệu quả của chuyển đổi số?

Đánh giá tiến độ chuyển đổi số có thể là một thách thức đáng ngạc nhiên. Nếu không theo dõi và đo lường chính xác kết quả, các nhà lãnh đạo phải vật lộn để đánh giá hiệu suất và xác nhận giá trị được tạo ra bởi những thay đổi đang diễn ra.

Lựa chọn các số liệu thích hợp là một phần quan trọng của nỗ lực này. Trong bối cảnh chuyển đổi số, các chỉ số hiệu suất chính (KPI) thường rơi vào ba loại chính:

• Tạo ra giá trị: Các giải pháp số thường nhắm mục tiêu các KPI hoạt động cụ thể thường chuyển thành lợi nhuận tài chính.
• Sức khỏe nhóm: Nhiều chuyển đổi số trải qua tiến độ chậm hơn so với kế hoạch ban đầu do các nhóm thiếu nhân sự, không áp dụng các phương pháp làm việc hiện đại như nhanh nhẹn hoặc thiếu các khả năng quan trọng như quản lý sản phẩm và thiết kế trải nghiệm người dùng. Các nhóm có hiệu suất cao có thể làm việc hiệu quả hơn đáng kể so với các đối tác có hiệu suất thấp của họ.
• Tiến độ quản lý thay đổi: Các số liệu này đánh giá những tiến bộ trong việc xây dựng các khả năng mới và sức khỏe tổng thể của quá trình chuyển đổi. Các đội có được huy động như dự định không? Mức độ tương tác có cao không? Khả năng và tài năng có đang được phát triển không? Công nghệ, công cụ và sản phẩm có được áp dụng liền mạch không? Một cách tiếp cận cân bằng để quản lý thay đổi là điều cần thiết, ưu tiên tiến bộ hơn sự hoàn hảo.

Ricoh Việt Nam – Kiến Tạo Không Gian Làm Việc Số

Ricoh là một công ty dịch vụ số (Digital Services Company) năng động đi đầu trong bối cảnh chuyển đổi số không ngừng phát triển. Với lịch sử đổi mới phong phú từ năm 1936, Ricoh đã liên tục thích nghi và phát triển mạnh trong kỷ nguyên thay đổi công nghệ nhanh chóng. Ngày nay, công ty không chỉ nắm bắt các xu hướng chuyển đổi số mới nhất mà còn tích cực định hình chúng. Từ các giải pháp quản lý tài liệu tiên tiến đến các dịch vụ đám mây tiên tiến, Ricoh trao quyền cho các doanh nghiệp khai thác toàn bộ tiềm năng của thời đại số.  

Khi thế giới kinh doanh tiếp tục phát triển, Ricoh vẫn là một đối tác đáng tin cậy, giúp các tổ chức điều hướng sự phức tạp của cuộc cách mạng số, đạt được hiệu quả và mở ra những cơ hội mới trong kỷ nguyên số đầu tiên.

Ricoh vượt trội trong bốn lĩnh vực chuyên môn chính, mỗi lĩnh vực chuyên dụng để thúc đẩy hành trình số hóa doanh nghiệp của bạn. Đầu tiên, các giải pháp Môi trường làm việc kết hợp của chúng tôi, được thiết kế để kết nối liền mạch các lĩnh vực vật lý và số, cho phép tổ chức của bạn thích ứng với bối cảnh công việc đang phát triển với sự linh hoạt và hiệu quả. Sự thành thạo của chúng tôi trong Quy trình làm việc & Tự động hoá đảm bảo rằng các quy trình của bạn được tối ưu hóa cho thời đại 4.0, tăng năng suất và giảm tắc nghẽn thủ công. Ngoài ra, chuyên môn của Ricoh về Cơ sở hạ tầng CNTT & Đám mây cung cấp xương sống thiết yếu cho quá trình chuyển đổi số của bạn, cung cấp các giải pháp có thể mở rộng và an toàn để hỗ trợ dữ liệu và ứng dụng của bạn. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, chúng tôi tập trung mạnh mẽ vào An ninh mạng bảo vệ tài sản số của bạn, đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật cho dữ liệu của bạn. Với bốn lĩnh vực chuyên môn này, Ricoh là đối tác đáng tin cậy của bạn trong việc điều hướng sự phức tạp của thế giới số trong khi vẫn đảm bảo tính bảo mật và hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của bạn.