Kết quả bước đầu chuyển đổi số ngành khoa học và công nghệ.
Thực hiện Nghị quyết số 06-NQ/TU ngày 15/06/2021 của Ban chấp hành Chấp hành Đảng bộ tỉnh Hưng Yên về Chương trình chuyển đổi số tỉnh Hưng Yên giai đoạn 2021-2025, tầm nhìn đến năm 2030; Quyết định số 672/QĐ-UBND ngày 03/3/2021 của UBND tỉnh Hưng Yên về việc phê duyệt kiến trúc Chính quyền điện tử tỉnh Hưng Yên phiên bản 2.0;Quyết định số 571/QĐ-UBND ngày 25/02/2022 của UBND tỉnh Hưng Yên về việc phê duyệt Đề án Chuyển đổi số tỉnh Hưng Yên giai đoạn 2021-2025, tầm nhìn đến năm 2030; Kế hoạch số 36/KH-UBND ngày 03/03/2022 của UBND tỉnh Hưng Yên về Phát triển Chính quyền số, chuyển đổi số và đảm bảo an toàn thông tin mạng tỉnh Hưng Yên năm 2022;Quyết định số 2209/QĐ-UBND ngày 22/9/2021 của UBND tỉnh phê duyệt Chương trình phát triển thị trường khoa học và công nghệ tỉnh Hưng Yên đến năm 2030;
Sở Khoa học và Công nghệ đã thực hiện nhiệm vụ “Xây dựng hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu về khoa học và công nghệ” giai đoạn I với những nội dung chính như sau:
- Mục tiêu chung:
Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong hoạt động văn thư lưu trữ tại Sở Khoa học và Công nghệ Hưng Yên. Phấn đấu 100% các đề tài nghiên cứu được lưu trữ trên môi trường mạng phục vụ công tác tra cứu, khai thác thông tin của Sở. Quản lý, lưu trữ văn bản, hồ sơ điện tử của Sở một cách an toàn, hiệu quả, thuận tiện.
Xây dựng, phát triển dữ liệu số của Sở Khoa học và Công nghệ, từng bước tạo nền tảng cho triển khai Chính phủ số, bảo đảm cung cấp dữ liệu số cho các dịch vụ công trực tuyến, chia sẻ dữ liệu thông suốt giữa các cơ quan nhà nước, cung cấp các bộ dữ liệu mở có chất lượng và giá trị khai thác cao.
Xây dựng nguồn dữ liệu số có giá trị, định hướng liên kết, thống nhất toàn bộ dữ liệu trong cơ quan nhà nước về các ngành, lĩnh vực của Sở Khoa học và Công nghệ.
Phát huy sức mạnh của kho dữ liệu số để phục vụ các ứng dụng nghiệp vụ, chuyên ngành, từng bước triển khai chuyển đổi số, xây dựng Chính phủ số của tỉnh Hưng Tên.
- Mục tiêu cụ thể:
Ứng dụng khoa học công nghệ để tạo lập nguồn dữ liệu số từ nguồn tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ của Sở Khoa học và Công nghệ nhằm chuyển từ phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử, tạo điều kiện phục vụ cung cấp cho các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp và người dân một cách nhanh chóng, chính xác và đảm bảo chất lượng góp phần thúc đẩy phát triển Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số.
Tăng cường hiệu quả của công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ dần chuyển đổi phương thức hoạt động từ lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử, lưu trữ số.
Chuyển đổi, chuẩn hóa, số hoá các tài liệu giấy hiện đang được lưu trữ, từ đó đưa ra những kế hoạch quản lý, lưu trữ và khai thác hiệu quả nhất đối với khối lượng hồ sơ lưu trữ lớn của đơn vị, phục vụ hoàn thiện tin học hoá, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của Sở Khoa học và Công nghệ.
- Xây dựng Phần mềm lưu trữ, quản lý, khai thác tài liệu điện tử.
- Chỉnh lý, số hóa 163,1 mét tài liệu lưu trữ
- Thực hiện số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu, gồm các nội dung:
+ Thu thập bản gốc
- Xây dựng tài liệu hướng dẫn thu thập dữ liệu
- Quét tài liệu
+ Nhập dữ liệu
- Xây dựng tài liệu hướng dẫn nhập dữ liệu
- Nhập dữ liệu
+ Kiểm tra dữ liệu đã tạo lập
- Lập tài liệu hướng dẫn kiểm tra dữ liệu đã tạo lập
- Kiểm tra dữ liệu đã tạo lập
Đề xuất triển khai thí điểm thực hiện số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu với khối lượng triển khai là 95.000 trang A4, ưu tiên đối tượng tài liệu là các đề tài nghiên cứu khoa học của Sở KHCN có giá trị lưu trữ và giá trị khai thác cao. Từ đó làm cơ sở tổng hợp, đánh giá kết quả, tối ưu quy trình và hoàn thiện các vấn đề liên quan để sẵn sàng cho việc triển khai số hóa tài liệu với quy mô lớn vào năm tiếp theo:
|
STT
|
Nội dung triển khai
|
|
1
|
Chỉnh lý 19 mét tài liệu lưu trữ
|
|
2
|
Số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu cho 95.000 trang A4 trên tổng số 815.500 trang A4, tương đương 16.000 tài liệu, hồ sơ, văn bản trong tổng số 163.100 tài liệu
|
|
3
|
Xây dựng Phần mềm lưu trữ, quản lý, khai thác tài liệu điện tử.
|
Hồ sơ, tài liệu giấy đã và đang lưu trữ liên quan đến các hoạt động của Sở Khoa học Công nghệ Hưng Yên được chuẩn hóa dữ liệu và xây dựng cấu trúc chung cho hồ sơ điện tử tạo thành cơ sở dữ liệu của Sở phục vụ công tác văn thư, lưu trữ và khai thác, sử dụng thông tin vào các hoạt động chuyên môn, quản lý của Sở.
1.3. Lựa chọn công nghệ:, với các điều kiện về nhân lực, hạ tầng và các yêu cầu thực tế của dự án, công nghệ Microsoft .NET chiếm ưu thế hơn nhờ khả năng triển khai nhanh, quen thuộc với người dùng và không đòi hỏi thiết bị đặc biệt chuyên dụng. Việc kế thừa nền tảng bản quyền sản phẩm phần mềm từ các dự án đã đầu tư cũng góp phần tiết kiệm chi phí đầu tư của dự án và đảm bảo tính tương thích - góp phần xây dựng một hệ thống thông tin đồng bộ cho Sở KHCN.
Vì vậy đề xuất sử dụng Microsoft .NET (.NET Framework) làm nền tảng công nghệ xây dựng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu về khoa học và công nghệ. Cụ thể như sau:
Nền tảng kỹ thuật, công nghệ xây dựng phần mềm:
- Mô hình ứng dụng: Web-based Application
- Công cụ lập trình: Microsoft Visual Studio 2017
- Nền tảng, công nghệ: Micrrosoft .NET 4.5
- Ngôn ngữ lập trình: C#, ASP.NET, CSS, HTML, XML, AJAX
- Kết nối với hệ thống bên ngoài: Web API 2.0, WebServices.
- Hệ điều hành máy chủ: Windows Server 2016 trở lên
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: MS SQL Server 2014 trở lên
- Công cụ thiết kế báo cáo: Crystal Report, Microsoft Report Viewer
- Web server: IIS7.5 trở lên
- Môi trường hoạt động: LAN, WAN, Internet
Áp dụng quy trình ban hành trong Quyết định số 1595/QĐ-BTTTT ngày 03/10/2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc công bố định mức tạo lập cơ sở dữ liệu trong hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin; Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 cửa Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ về việc hướng dẫn quy trình số hóa tài liệu lưu trữ không ở dạng điện tử tại các cơ quan, tổ chức để thực hiện đảm bảo phù hợp quy định của ngành, đơn vị tư vấn đã nghiên cứu và đề xuất thực hiện theo quy trình như sau:
Bước 1: Thu thập tài liệu gốc
a) Nội dung công việc
- Thu thập các dữ liệu, tài liệu dự kiến được đưa vào trong CSDL phục vụ theo yêu cầu số hóa của đơn vị.
b) Các bước thực hiện
+ Xác định các đối tượng dữ liệu, tài liệu cần thu thập.
+ Lập kế hoạch để tiến hành thu thập.
+ Xây dựng tài liệu hướng dẫn thu thập dữ liệu.
+ Tiến hành thu thập bản gốc.
+ Giao nộp dữ liệu, tài liệu đã thu thập.
- Yêu cầu công việc:
+ Việc tìm kiếm thu thập dữ liệu, tài liệu phải đảm bảo tính chính xác và đầy đủ theo đúng mục tiêu, yêu cầu của hệ thống quản lý.
- Sản phẩm:
+ Tài liệu hướng dẫn thu thập dữ liệu.
+ Toàn bộ tài liệu thu thập được theo hướng dẫn thu thập, và báo cáo thu thập dữ liệu.
Bước 2: Quét và xử lý ảnh
Sử dụng các phần mềm quét tài liệu và xử lý ảnh tài liệu sau quét, các máy quét để thực hiện việc quét tài liệu hồ sơ.
- Nội dung công việc
(1) Thiết lập các thông số kỹ thuật cho thiết bị (chế độ quét bao nhiêu dpi, quét 2 mặt hay một mặt, quét màu hay đen trắng, thiết lập chế độ sáng tối, độ tương phản...);
(2) Vệ sinh tài liệu, tháo ghim, kẹp...;
(3) Quét tài liệu;
(4) Xem tài liệu được quét;
(5) Chỉnh sửa lại ảnh tài liệu vừa quét (điều chỉnh độ sáng tối, độ lương phản, lọc nhiều, cắt bỏ viền đen, xoay ảnh quét tài liệu bị lệch.);
(6) Đóng ghim tài Liệu gốc.
(7) Cất tài liệu.
(8) Nhập thông tin mô tả cho các tài liệu số đã thu thập được gồm ít nhất 3 trường cơ bản:
+ Định danh của dữ liệu thô;
+ Người/cơ quan/tổ chức số hóa tài liệu thô;
+ Thời gian (giờ, ngày, tháng, năm) số hóa tài liệu thô (tạo lập dữ liệu thô).
+ Gắn thông tin mô tả này cho tài liệu tương ứng.
+ Lưu vào kho dữ liệu.
(9) Ký số cho các tài liệu số đã thu thập.
- Yêu cầu công việc
(1) Quét đủ, không thiếu trang, tỷ lệ 100%;
(2) Thứ tự các trang giống với tài liệu giấy;
(3) Chất lượng quét: ảnh rõ ràng, đủ sáng để nhận dạng tài liệu;
(4) Bàn giao tài liệu giấy sau quét đúng nguyên trạng ban đầu: đủ tờ, đúng thứ tự, đúng hồ sơ, hộp...
(5) Dựa vào danh sách dữ liệu/tài liệu đã phân công trong kế hoạch, kiểm tra:
+ Mức độ chính xác của dữ liệu (Chất lượng dữ liệu thu thập được tốt hay xấu, có đúng theo yêu cầu thu thập không);
+ Khối lượng dữ liệu đã thu thập (nếu chưa đủ thì yêu cầu thu thập bổ sung);
+ Tính pháp lý của dữ liệu.
(6) Bàn giao toàn bộ tài liệu số sau khi đã kiểm tra.
- Sản phẩm
(1) Ảnh quét ờ chế độ màu;
(2) Độ phân giải tối thiểu 300 dpi;
(3) Chất lượng quét: ảnh rõ ràng, trung thực với bản gốc, đủ sáng để nhận dạng tài liệu;
(4) Định dạng lưu trữ: mỗi tài liệu sau quét là 1 file định dạng PDF, phiên bàn 1.4 trở lên;
(5) Kho dữ liệu thô được lưu trữ dưới dạng số đã được gắn nhãn mô tả;
(6) Biên bản bàn giao dữ liệu, tài liệu đã thu thập.
Bước 3: Xây dựng tài liệu hướng dẫn nhập dữ liệu
- Nội dung công việc:
(1) Rà soát nội dung cần nhập liệu;
(2) Xác định những nội dung cần nhập liệu;
(3) Quy định về định dạng văn bản (cỡ chữ, kiểu chữ, căn lề…), đặt tên file,...
(4) Quy định về độ chính xác của dữ liệu cần nhập;
(5) Viết tài liệu hướng dẫn nhập liệu;
(6) In, photocopy tài liệu hướng dẫn nhập liệu;
- Sản phẩm: Tài liệu hướng dẫn nhập liệu.
Bước 4: Nhập dữ liệu
- Nội dung công việc
(1) Nghiên cứu tài liệu hướng dẫn nhập liệu
(2) Thực hiện nhập liệu theo hướng dẫn.
(3) Thực hiện sửa lỗi nhập liệu theo báo cáo kết quả kiểm tra.
- Sản phẩm: CSDL đã được nhập đầy đủ nội dung.
Bước 5: Kiểm tra dữ liệu đã tạo lập
- Nội dung công việc
(1) Xây dựng tài liệu hướng dẫn kiếm tra;
(2) Kiểm tra dữ liệu đã tạo lập.
- Sản phẩm:
+ Tài liệu hướng dẫn kiểm tra;
+ Báo cáo kiểm tra.
Bước 6: Nghiệm thu và bàn giao sản phấm
a) Nội dung công việc
- Nghiệm thu trên cơ sở đã được kiểm tra, tại bước này Chủ đầu tư xác nhận nghiệm thu cho đơn vị thi công. Sau khi nghiệm thu đơn vị thi công tiến hành bàn giao kết quả CSDL cho đơn vị vận hành và sử dụng CSDL.
b) Các bước thực hiện
- Tiến hành nghiệm thu CSDL;
- Tiến hành giao nộp theo quy chế giao nộp sản phẩm.
- Đồng bộ dữ liệu vào Phần mềm quản lý tài liệu điện tử.
c) Yêu cầu công việc
- Việc nghiệm thu phâi được tiến hành theo quy định của nhà nước về quản lý các dự án.
d) Sản phẩm
- Biên bản nghiệm thu sản phẩm;
- Biên bản bàn giao sản phẩm
Chi tiết đề nghị các đồng chí nghe đơn vị tư vấn trình bày các kết quả đã đạt được và giới thieetuj phần mềm Sở Khoa học và Công nghệ đang ứng dụng để số hóa dữ liệu của ngành.
Vũ Tiến Giáp – Trường Long.